Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Với ý nghĩa đó và thực hiện Đề án 06 của Chính phủ, các văn bản chỉ đạo của các cấp về đẩy mạnh triển khai chuyển đổi số, Ban Giám đốc Trung tâm Chăm sóc và Phục hồi chức năng người tâm thần số 1 Hà Nội đang từng bước chỉ đạo áp dụng công nghệ thông tin trong từng hoạt động chuyên môn nổi bật năm 2023 xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, bệnh nhân tại Trung tâm.
Ảnh: Tổ Văn phòng – phòng Hành chính – Tổng hợp thực hiện nhập liệu hồ sơ vào phần mềm quản lý cán bộ của Trung tâm
Ảnh: Đồng chí Phó trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp hướng dẫn nhân viên nhập liệu
Qua thực tế với thực tiễn phát triển phong phú của thông tin làm cho khối lượng văn bản hình thành trong các cơ quan ngày càng nhiều. Trong tình hình đó, nếu dừng lại ở phương pháp thủ công thì không thể xử lý các thông tin kịp thời, điều đó sẽ dẫn đến sự quá tải đối với công tác văn thư lưu trữ. Vì thế, ứng dụng Công nghệ thông tin là một tất yếu, cần thiết để các cơ quan đủ khả năng đáp ứng những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và góp phần vào sự nghiệp đổi mới công tác văn phòng nói chung.
Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ giải quyết được vấn đề quản lý, tra cứu, cung cấp thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng và độ chính xác cao. Việc lập các báo cáo tổng hợp theo từng lĩnh vực thực hiện thuận tiện, có thể tạo lập nhiều biểu mẫu khác nhau giúp ích cho công việc một cách hiệu quả nhất.
Năm 2023, cùng với sự áp dụng công nghệ thông tin đồng bộ trong quản lý công văn đến đi, xử lý văn bản trên hệ thống phần mềm và xử lý văn bản trong toàn Trung tâm đã tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Nổi bật, Trung tâm đã đầu tư, tập trung nghiên cứu số hóa hai phần mềm quản lý hồ sơ của cán bộ và quản lý hồ sơ bệnh nhân. Việc xây dựng và hoàn thiện hai phần mềm được nghiên cứu cẩn thận, chi tiết sao cho phục vụ tối đa công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu đơn giản và nhanh nhất.
Từ tháng 6/2023 đến hết tháng 9/2023 Trung tâm hoàn thiện mục tiêu số hóa gần 200 bộ hồ sơ cán bộ trên phần mềm quản lý. Hiện nay, phần mềm quản lý phát huy tác dụng trong việc truy xuất thuận tiện những thông tin của cán bộ phục vụ công tác báo cáo hàng tháng, hàng năm giúp thuận tiện trong công tác tra cứu số liệu, không mất thời gian mà độ chính xác cao. Nối tiếp thành công của phần mềm quản lý cán bộ từ tháng 9/2023 đến nay phần mềm quản lý hồ sơ bệnh nhân Trung tâm được xây dựng và hoàn thiện, đang trong quá trình nhập liệu thông tin và các loại giấy tờ của gần 700 đối tượng tại Trung tâm.
Ảnh: Tổ Hồ sơ nghiệp vụ – phòng Công tác xã hội và Phát triển cộng đồng thực hiện nhập liệu hồ sơ
vào phần mềm quản lý đối tượng của Trung tâm
Với tinh thần làm việc hăng say của đội ngũ cán bộ tại Trung tâm mục tiêu giai đoạn I nhập liệu hồ sơ cán bộ và hồ sơ bệnh nhân hoàn thiện xong trong năm 2023 và chuyển sang giai đoạn 2 nghiên cứu nâng cấp và phát triển phần mềm quản lý với đa dạng tính năng, hữu ích trong tra cứu, phối hợp giữa các phòng ban trong việc sử dụng hiệu quả phần mềm Trung tâm.
Việc nghiên cứu xây dựng và sử dụng hiệu quả hai phần mềm quản lý cán bộ và bệnh nhân tại Trung tâm Chăm sóc và Phục hồi chức năng người tâm thần số 1 Hà Nội không chỉ là bước tiến mới, tiên phong trong công tác hội nhập với thời đại khoa học công nghệ, chuyển đổi số, còn góp phần xây dựng môi trường làm việc “Chuyên nghiệp – khoa học”, bên cạnh đó còn đáp ứng thực hiện chỉ đạo của các cấp về áp dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức hiện nay.
Đỗ Thị Oanh
